Teknis Penyelenggaraan Sidang Wilayah MUPEL Jakarta Pusat Secara Daring

Sidang Wilayah MUPEL Jakarta Pusat secara daring telah dilaksanakan dengan sukses pada tanggal 15 – 16 Januari 2021 yang lalu. Badan Pelaksana MUPEL menunjuk Jemaat GPIB Maranatha sebagai Panitia Pelaksana dan mereka telah melaksanakan tugasnya dengan baik. Seperti apa model pelaksanaan sidang wilayah tersebut secara full daring, kami mengajukan permintaan kepada panitia untuk menyampaikan secara teknis tata cara pelaksanaan persidangan tersebut agar menjadi referensi bagi pembaca website ini. Berikut Laporan yang disampaikan panitia sebagai berikut ;

Teknis Penyelenggaraan Sidang

Software / Aplikasi yang digunakan :
- WhatsApp Grup
- Zoom
- OBS
- TimeStream
- Google Form

Metode sidang yang dilakukan pada Sidang Wilayah adalah dengan daring sepenuhnya, oleh karena itu kami menggunakan aplikasi Zoom untuk teleconference dengan jumlah kapasitas 300 orang selama 2 hari.

Karena semua dilakukan via daring, maka untuk mempermudah komunikasi persiapan, pelaksanaan, dan setelah Sidang selesai dibuat beberapa WhatsApp Grup:

WhatsApp Grup Peserta: berisi seluruh peserta dan panitia. Grup ini dibuat 2 (dua) hari sebelum Sidang dan di grup ini dibagikan seluruh materi sidang (Usulan Agenda, Tata Tertib, Laporan, dan Dokumen yang akan dibahas saat sidang). Peserta sidang (perwakilan dari 12 Jemaat, KP3, Pokja, Badan Pemeriksa Perbendaharaan MUPEL, dll) mendapatkan link untuk masuk ke grup ini dari Badan Pelaksana MUPEL. Saat hari H sidang juga disebar link untuk registrasi hari 1 dan 2 di grup ini. Ketika ada peserta yang mengalami kesulitan teknis dalam mengikuti juga dapat berkabar dan langsung direspons oleh panitia di grup.

WhatsApp Grup Majelis Ketua: berisi 3 (tiga) orang Majelis Ketua, Sekretaris Persidangan, dan Panitia Sidang. Di grup ini dilakukan diskusi bagi Majelis Ketua yang terpilih mulai dari H-1 acara dalam mengatur jalannya Sidang.

WhatsApp Grup Panitia Pemilihan:berisi Panitia Pemilihan dan Panitia Sidang untuk berkoordinasi khususnya masalah teknis dan tata cara pemilihan.

WhatsApp Grup Pemilihan Badan Pelaksana MUPEL dan Badan Pemeriksa Perbendaharaan MUPEL:berisi juru pilih (perwakilan dari masing-masing 12 Jemaat, 1 orang Badan Pelaksana, dan 1 orang Badan Pemeriksa Perbendaharaan MUPEL) dan Panitia Sidang. Di grup ini dikumpulkan alamat email google juru pilih dan link google form untuk pemilihan dibagikan di grup ini. Link tersebut tidak boleh disebarluaskan keluar grup karena hanya juru pilih tersebut yang boleh mengakses link setelah mendapat mandat dari Jemaat.

Untuk keperluan registrasi dan pemilihan fungsionaris menggunakan Google Form. Untuk registrasi hari pertama peserta diminta mengisi registrasi dan link Zoom sudah diberikan di WhatsApp Grup tetapi setelah dievaluasi, banyak peserta yang masuk ke Zoom tapi belum registrasi sehingga pada hari kedua dilakukan modifikasi link dan Meeting ID Zoom akan ada setelah selesai registrasi. Hal ini lebih efektif karena jumlah peserta yang melakukan registrasi lebih banyak (Hari pertama 54 orang, hari kedua 84 orang).

Untuk pemilihan Badan Pelaksana MUPEL disiapkan untuk 2 (dua) putaran. Masing-masing form pemilihan menggunakan validasi email sehingga juru pilih yang ditunjuk harus menggunakan email google yang didaftarkan panitia untuk mengisi (dalam pengaturan response validation). Tanpa isian email tersebut, juru pilih tidak dapat mengakses halaman pemilihan. Putaran pertama berisi pertanyaan untuk semua jabatan fungsionaris dari bakal calon yang sudah disepakati bersama Panitia Pemilihan dan Peserta Sidang dalam 1 (satu) link. Putaran kedua menggunakan 1 (satu) link untuk 1 (satu) jabatan fungsionaris yang memerlukan putaran kedua. Misalnya, untuk putaran kedua jabatan Ketua I tidak perlu dipilih kembali di putaran kedua karena pada putaran satu sudah mendapatkan nama calon yang terpilih sesuai dengan Peraturan Pelaksana MUPEL (PPM) yang disepakati bersama.

Pada saat pemilihan berjalan, Panitia Sidang share screen halaman utama Form dan bisa terlihat di kolom Response jumlah suara yang masuk tanpa membukanya. Jumlah response yang masuk akan ter-update dengan sendirinya. Jika sudah 14 suara (sesuai dengan yang disepakati di awal), maka pemilihan sudah selesai dilakukan. Ketika ingin membuka hasil pemilihan, Panitia yang memiliki akses harus share screen di Zoom dan disaksikan oleh semua Peserta Sidang tanpa membuka file excel/spreadsheet. Yang dibuka hanyalah kolom Responses tanpa membuka siapa yang memilih siapa tapi yang tampil hanya rekapan hasil pemilihan tiap jabatan dalam bentuk pie chart atas seizin Panitia Pemilihan.

Selama sidang berlangsung pada saat ada peserta yang memberi tanggapan, Host menampilkan timer menggunakan TimeStream yang di-insert dalam OBS agar dapat tampil di Zoom. Majelis Ketua dan peserta sidang dapat ikut memantau waktu berjalannya sidang agar sesuai dengan agenda yang sudah disepakati.

Dalam memandu sidang wilayah terdapat 2 (dua) Co-Host dan 1 (satu) Host yang bertugas:

Host : Menampilkan timer, memutar audio, koordinasi dengan peserta sidang, menyambungkan Zoom dengan Youtube untuk ibadah pembukaan dan penutupan.
Co-Host 1 : Admit peserta yang masuk ke dalam Zoom, menjaga mic peserta yang harus di-mute.
Co-Host 2 : Share Screen materi-materi yang harus ditampilkan di Zoom, mengatur spotlight dan setting view (speaker view, gallery view) untuk peserta

Terdapat juga ibadah didalam sidang wilayah ini. Untuk ibadah pembukaan dan penutupan selain di Zoom, Ibadah juga disiarkan secara live di Kanal Youtube MUPEL Jakarta Pusat. Petugas Ibadah adalah Pelayan Firman dan Pemimpin Liturgi. Pada saat PL berbicara tampilan yang ada di Zoom adalah share screen PPT tata ibadah dan spotlight PL. Pada saat khotbah, doa syafaat, dan berkat Co-Host memberhentikan share screen PPT tata ibadah. Untuk nyanyian diputarkan audio yang telah direkam sebelumnya dan dimasukkan ke dalam PPT. Tampilan di layar menampilkan share screen lirik lagu yang berada di PPT tata ibadah. Untuk menampilkan tampilan kamera Zoom dan Youtube, digunakan OBS (virtual cam untuk Zoom dan copy stream key dari Youtube untuk penayangan live streaming di Youtube). (ap)