Catatan Pengalaman Sebagai Majelis Ketua Persidangan Wilayah MUPEL Jakarta Pusat

Saya – Penatua Daance Yohanes, SH, saat ini bertugas sebagai Ketua 1 PHMJ GPIB Eben Haezer DKI Jakarta (bagian dari MUPEL Jakarta Pusat). Sekitar hari Selasa tanggal 12 Januari 2021, saya dihubungi oleh Penatua Rico Sihombing (Ketua 5 Badan Pelaksana (BP) MUPEL Jakarta Pusat), ditanya kesediaan saya untuk menjadi anggota Majelis Ketua dalam Sidang Wilayah MUPEL Jakarta Pusat pada hari Jumat 15 Januari dan Sabtu 16 Januari 2021, dengan kesanggupan untuk tetap stay di depan kamera selama sidang karena Sidang Wilayah akan dilaksanakan secara online (daring) dengan menggunakan aplikasi zoom. Bagi saya tidak masalah karena saya sering pake aplikasi zoom untuk rapat, pelatihan, seminar, dan pertemuan lainnya. Saya menyatakan bersedia (saya pikir, kan nanti juga akan dipilih/ditentukan oleh Peserta Sidang). 

Pada hari pertama sidang yaitu hari Jumat 15 Januari, benar sidang dilaksanakan menggunakan aplikasi zoom. Banyak utusan dari jemaat se- Jakarta Pusat yang hadir sebagai perserta, juga hadir seluruh fungsionaris BP MUPEL Jakarta Pusat dan fungsionaris Badan Pemeriksa Perbendaharaan MUPEL (BPPM).

Sidang Wilayah dibuka dengan ibadah pembukaan yang ditampilkan secara live di kanal Youtube MUPEL Jakarta Pusat (https://www.youtube.com/watch?v=AZLWVQ9-CSc). Selesai ibadah, dilanjutkan dengan sambutan-sambutan. Turut memberi kata sambutan, yang terhormat SEKUM MS GPIB ibu Pendeta J. Marlene Joseph, yang menyatakan bahwa Sidang Wilayah MUPEL secara online (daring) adalah yang pertama dilaksanakan, semoga bisa jadi contoh untuk MUPEL yang lain dan juga untuk persidangan Sinode.  

Memasuki acara Sidang, dipimpin oleh BP MUPEL Jakarta Pusat. Ternyata dalam sidang, saya bersama Pendeta Novita Rismayanti Pessireron (KMJ GPIB Petrus) dan Diaken Judhi (maaf saya lupa nama lengkapnya, dari GPIB Maranatha), kami bertiga terpilih menjadi Majelis Ketua.

Setelah disahkan, selanjutnya BP MUPEL menyerahkan kepada kami Majelis Ketua memimpin pelaksanaan Sidang Wilayah MUPEL Jakarta Pusat 2021.

Pada sidang hari pertama itu, beberapa keputusan sidang dapat disahkan sesuai dengan Tata Tertib yang disahkan sebagai Keputusan Sidang Wilayah. Secara umum, sidang berjalan lancar, peserta dapat menyampaikan tanggapan dan pendapat atas hal yang sedang menjadi topik bahasan. Kemudian sidang hari pertama diskors untuk dilanjutkan besok. Sidang diakhiri dengan ibadah petang.  

Keesokan hari, Sabtu 16 Januari, memasuki hari kedua sidang, masih dengan menggunakan aplikasi zoom, dimulai dengan ibadah pagi. Setelah selesai ibadah, Majelis Ketua membuka sidang dengan mencabut skors. Sidang kemudian dilanjutkan dengan agenda sidang sebagaimana disahkan dalam Jadwal Acara sidang. Hampir sama dengan hari sebelumnya, peserta terlibat dengan menyampaikan tanggapan dan pendapat atas topik yang sedang dibahas.

Salah satu agenda yang menarik dalam sidang pada hari kedua adalah pemilihan fungsionaris BP MUPEL Jakarta Pusat masa bakti 2020 – 2022. Pemilihan berlangsung dalam waktu yang sangat panjang karena peserta berbicara berulang-ulang untuk hal-hal yang sudah disepakati. Sidang sempat diskors, Majelis Ketua bersama Panitia Pemilihan dan BP MUPEL masuk ke dalam breakout room. Setelah diperoleh kesepakatan, kembali ke ruang sidang. Tetapi akhirnya pemilihan dapat selesai dengan terpilihnya fungsionaris untuk seluruh fungsi.

Setelah selesai seluruh rangkaian sidang, maka Majelis Ketua mengembalikan sidang kepada BP MUPEL yang selanjutnya menutup Sidang Wilayah MUPEL Jakarta Pusat 2021. Seluruh rangkaian acara ditutup dengan ibadah penutup (https://www.youtube.com/watch?v=AZLWVQ9-CSc).

Beberapa catatan pelaksanaan Sidang Wilayah secara online (daring):

• Harus ada perangkat hukum (peraturan) yang mengatur tentang sidang secara online (daring) untuk keabsahan sidang, karena tidak ada pertemuan fisik antar peserta sidang;
• Ketentuan hukum yang terang dan tegas yang memberikan kewenangan kepada BP MUPEL dan/atau Majelis Ketua untuk membuat aturan dalam hal terjadi ketiadaan aturan terutama dengan online (daring);
• Menentukan aplikasi yang mumpuni (zoom, goggle meet, atau aplikasi yang lainnya) yang dapat menampung seluruh peserta yang hadir;
• Personil Panitia dan/atau Panitia Pemilihan khususnya bidang teknis informatika harus yang handal, gesit, dan akrab dengan aplikasi yang digunakan sehingga dapat memanfaatkan semua fasilitas yang tersedia dalam aplikasi tersebut untuk kepentingan sidang a.l: untuk breakout room, penghitungan suara, tampilan share screen, dll;
• Personil Panitia dan/atau Panitia Pemilihan bidang teknis informatika harus handal dan cepat dalam mengelola dan mengolah data;
• Peserta sudah harus diberitahu untuk mempersiapkan kuota yang cukup selama persidangan;
• Disarankan sebaiknya perangkat yang digunakan untuk mengikuti sidang online, terpisah dari perangkat komunikasi agar tidak hang selama sidang;
• Peserta diminta untuk mempersiapkan email khusus untuk validasi dalam mengisi formulir; 
• Menjaga agar tidak terjadi kebocoran dalam pelaksanaan pemilihan atau pelaksanaan hak eksklusif;
• Memastikan keamanan data setiap peserta;
• Penerapan sanksi yang tegas terhadap peserta sidang yang melanggar aturan demi kelancaran sidang;
• Kalau memungkinkan setting waktu bicara terhubung dengan microphone peserta yang otomatis mute ketika waktu berbicara sudah habis.     

Demikianlah catatan pengalaman saya sebagai Majelis Ketua pada Persidangan Wilayah Musyawarah Pelayanan (MUPEL) GPIB Jakarta Pusat kiranya dapat dijadikan referensi bagi MUPEL lainnya dalam lingkup pelayanan GPIB. (ap)